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Daimler und AutoScout24 nutzen die Vorteile des digitalen Wandels

Von Null auf Hundert per Mausklick: Daimler und AutoScout24 beschleunigen Rechnungsabläufe.

VeR-Roaming-Standard ermöglicht elektronische Rechnungsbearbeitung innerhalb von 24 Stunden. Längst haben Automobilkonzerne wie die Daimler AG das Online-Geschäft für sich entdeckt. Vor allem Gebrauchtfahrzeuge werden auf den freien Markt gebracht. Doch der Verkauf über das Internet bringt auch neue Prozesse in der Rechnungslegung mit sich: Bietet eine Daimler-Niederlassung oder ein Daimler-Autohändler Fahrzeuge etwa über das Online-Portal AutoScout24 an, zahlt er dafür eine monatliche Gebühr. Etwa 1.400 Rechnungen gehen so pro Jahr von AutoScout24 an Daimler. Lange Zeit erhielt Daimler diese Rechnungen auf dem traditionellen Postweg und im Papierformat. Alexander Wache, International Process Management Shared Services Purchase Accounting (FAO/G) bei Daimler, erinnert sich: „Ein externer Dienstleister kümmerte sich dann um das Scannen aller Papierrechnungen. Oft erwiesen sich Angaben auf den Rechnungen als nicht eindeutig oder der Scan war fehlerhaft. In seltenen Fällen gingen Rechnungen auf dem Postweg sogar verloren.“ Die Folge: Nach dem Rechnungsversand bei AutoScout24 benötigte Daimler bis zur Buchung im Schnitt 21 Tage.

Digitaler Wandel in der Rechnungsbearbeitung

Kein Wunder also, dass Daimler sich dazu entschied, AutoScout24 um eine digitale Übermittlung der Belege zu bitten. Alleine im Jahr 2013 erhielt Daimler bereits rund 1,35 Millionen elektronische Belege von 3.300 verschiedenen Lieferanten. Dazu arbeitet Daimler mit dem Purchase-to-Pay-Anbieter Basware zusammen, der die Rechnungen empfängt und über seine Plattform die Freigabe- und Buchungsabläufe bei Daimler steuert. Auch bei AutoScout24 wird die Rechnungsbearbeitung extern abgewickelt – über den Dienstleister XimantiX. Theoretisch hätte AutoScout24 also die elektronischen Rechnungen an Daimler senden können. Doch während AutoScout24 und XimantiX das elektronische XMLRechnungsformat openTRANS verwenden, lässt Daimler die Rechnungen von Basware im EDIFACT-Format empfangen und senden. 

Ein gemeinsamer Standard für die elektronische Übermittlung

Hier kam den Unternehmen der „Verband elektronische Rechnung“ (VeR) zu Hilfe, in dem beide Dienstleister Mitglied sind und der die umfassenden Kompetenzen von spezialisierten e-Invoicing-Anbietern, Beratungsunternehmen und erfahrenen Marktteilnehmern bündelt. Ein erklärtes Ziel des Verbands ist es, Standards für den elektronischen Rechnungsaustausch festzulegen. Durch die Vereinbarung so genannter Roaming-Abkommen soll der digitale Rechnungstransfer für Unternehmen erleichtert werden. Basware und XimantiX konnten sich im Frühjahr 2013 mit Daimler und AutoScout24 auf den VeR-Roaming-Standard einigen. Nachdem festgelegt worden war, welche Pflichtangaben die Rechnungen enthalten sollen, trafen bereits wenige Wochen später die ersten Belege von XimantiX bei Basware ein, die an Daimler weitergeleitet wurden und in den jeweiligen Fachbereichen geprüft und zur Buchung angewiesen werden konnten. Der Ablauf funktioniert ähnlich dem Roaming zwischen Mobilfunkanbietern: Autoscout24 übergibt XimantiX die Ausgangsrechnungen mit strukturierten Rechnungsdaten im openTRANS-Format, das diese in das VeRRoaming-Format umwandelt. Anschließend gelangen die Informationen über eine sichere AS2-Verbindung an Basware. Der Lösungsanbieter überführt sie in den EDIFACT-Standard und gibt sie an Daimler weiter.

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