Rechnungsversand und –empfang auf Papier sind teuer und zeitintensiv. 
Elektronischer Rechnungsversand reduziert Kosten und Arbeitsaufwände erheblich.

Das Problem

Elektronische Rechnungen, die einfach als PDF-Dokument zugestellt werden, erfüllen nicht die Auflagen des Gesetzgebers.
Um sicherzustellen, dass der Rechnungsempfänger die elektronische Rechnung akzeptiert, ist eine Lösung notwendig, bei der auch er einen Nutzen von der Rechnung hat.

Die Lösung

eRechnung Service wird auf Basis etablierter Standards in Ihre bestehende ERP-Umgebung integriert und so der rechtskonforme elektronische Rechnungsversand sichergestellt.
Durch die integrierte Hybridbeleg-Funktion können Empfänger, die weiterhin auf Papier bestehen, Rechnungen und andere Dokumente per klassischer Post erhalten.

 

eRechnung Service zum Rechnungsversand

eRechnung Service ermöglicht es, die Rechnungsstellung und -erfassung komplett elektronisch abzuwickeln. Der eRechnung Service kann über eine Schnittstelle ohne großen Aufwand in Ihr ERP-System integriert werden und auf der Empfängerseite verschiedene Anwendersysteme bedienen.

Die Kombination menschen- und maschinenlesbarer Daten bringt auch für den Empfänger einen großen Nutzen: er muss die Rechnungen nicht mehr (manuell) erfassen und vermeidet Tippfehler. Dadurch reduziert sich der Bearbeitungsaufwand erheblich. So sorgt eRechnung Service für eine optimale Akzeptanz auf Empfängerseite. 

 

Kombination mit HybridBeleg

Selbstverständlich kann eRechnung Service mit HybridBeleg kombiniert werden. Sollte ein Rechnungsempfänger auf einer Papierrechnung bestehen, können Sie dies im Kundenstamm Ihres ERP-Systems vermerken. Im Rechnungsversand erhält Ihr Kunde dann die von Ihnen elektronisch versandte Rechnung auf Papier – ausgedruckt und zugestellt über das XimantiX Partner-Netzwerk.

 

Abbildung: Elektronischer Rechnungsversand

 

Integration in ERP-Systeme

eRechnung Service integriert sich in jede ERP-Umgebung durch standardisierte Schnitt-stellen und flexible Client-Software. Die Anbindung erfolgt z.B. über .Net, COM oder Java-Schnittstellen, die XimantiX zur Verfügung stellt und  wird im Rahmen eines kleinen Projektes mit Ihrem Systemhaus realisiert.
Die Verwendung der integrierten Lösung ist denkbar einfach: es genügt, pro Kunde zu definieren, auf welchem Weg (elektronisch oder postalisch zugestellt) er die Rechnungen erhält. Der Rechnungsversand erfolgt dann als „Ein-Klick-Verarbeitung“.

 

Weitere Funktionen

• Wiederholschema

  elektronische Rechnungen, die per E-Mail wiederholt nicht zustellbar sind, können auf Wunsch automatisch an den Papierversand übergeben werden.
• Mitversand des Prüfprotokolls

  Auf Wunsch kann das Protokoll über die Verifikation der elektronischen Signatur gleich mit der Rechnung versandt werden.
• Signierte Archivkopie

  Sowohl beim elektronischen als auch beim Hybridpost-Versand erhält der Versender eine qualifiziert elektronisch signierte Kopie der Nachricht für die Archivierung des Ausgangsdokuments. Egal auf welchem Weg das Dokument versandt wurde – die Archivierung kann immer auf die gleiche Weise erfolgen.
• Kontoverwaltung

  Die Verwaltung des Nutzerkontos wird entweder in die ERP- Oberfläche eingebunden oder als eigenständige Anwendung betrieben.

 

Vorteile

• Bis zu 70% Kosteneinsparung im Rechnungsversand
• Jeder erreichbar
• Rechtssicher durch digitale Signatur
• Universell durch PDF, XML und E-Mail
• Hoher Empfängernutzer durch maschinenlesbare Daten
• Kostenlose Empfängersoftware für Signaturprüfung und Archivierung nach §§
• Geringe Anlaufkosten durch 
pay-per-use Modell