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Nicht nur Rechnungen, die augenscheinlich über elektronische Netze übermittelt werden, sind von diesen Formerfordernissen betroffen, auch die Übermittlung via Telefax kann hiervon betroffen sein. Dies gilt immer dann, wenn der Rechnungsversand nicht ausschließlich über Standardtelefaxe erfolgt, sondern am Prozess mindestens ein Computer-Telefax oder ein Telefax-Server beteiligt ist. Auch in diesen Fällen bedarf es nach Ansicht der Finanzverwaltung grundsätzlich einer qualifizierten elektronischen Signatur, um den Vorsteuerabzug auf Empfängerseite sicherzustellen. Gemäß einer Verfügung der Oberfinanzdirektion Chemnitz vom 21.8.2006 (S7287a-1/1-St23) kann in diesen Fällen der Vorsteuerabzug jedoch auch durch die Verwendung eines 2D-Barcodes sicher- gestellt werden.

Eine elektronische Rechnung unterscheidet sich von der herkömmlichen Papierrechnung in erster Linie durch die Art der Übermittlung, welche in diesem Fall elektronisch stattfindet (siehe Ziffer I.2). Der Gesetzgeber hat aufgrund der überwiegenden Abbildung des gesamten Prozesses mit Hilfe von Informationstechnologie (IT) erhöhte Anforderungen an die elektronische Rechnung gestellt, die von Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger gleichermaßen zu beachten sind.

Das Umsatzsteuergesetz gestattet, dass Rechnungen auch auf elektronischem Weg übermittelt werden. Hiermit sind sowohl Rechnungen, die per E-Mail übermittelt werden, als auch elektronische Abrechnungen gemeint, die über direkte Datenleitungen (Stand- und Wählleitungen) übertragen oder auf maschinell lesbaren Datenträgern wie Magnetband, CD-ROM oder DVD übersandt werden.

Wie auch bei der papierbasierten Variante geht es in erster Linie um die Sicherstellung des Vorsteuerabzugs. Bei der elektronischen Rechnung spielen hier insbesondere Fragestellungen zur elektronischen Signatur und damit einhergehend zur Aufbewahrung und Prüfbarkeit eine wichtige Rolle. Werden die Anforderungen nicht hinreichend erfüllt, berechtigen die Rechnungen grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug.

Damit der Empfänger einer Rechnung die Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen kann, bedarf es einer „ordnungsmäßigen Rechnung“. Die elektronische Rechnung verlangt hier neben den allgemeinen Pflichtangaben, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sind. Diese Vorgabe ist europaweit vereinheitlicht.

Gemäß § 14 Abs. 3 Nr. 1 UStG muss eine elektronisch übermittelte Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur mit Anbieter-Akkreditierung versehen sein. Als weitere Methode gestattet § 14 Abs. 3 Nr. 2 UStG den elektronischen Datenaustausch (EDI), wenn das vereinbarte Verfahren die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleistet. Ergänzend bedarf es einer entsprechenden Vereinbarung (sog. Mustervereinbarung) zwischen den beteiligten Parteien. Das Erfordernis einer zusammenfassenden Rechnung ist durch das Gesetz zur Modernisierung und Entbürokratisierung des Steuerverfahrens (Steuerbürokratieabbaugesetz 2009) entfallen.

Eine qualifizierte elektronische Signatur ist ein technisches Verfahren, um bei der digitalen Übermittlung von Daten den Absender zweifelsfrei zu identifizieren und den Originalzustand der transportierten Daten zu gewährleisten. Die Funktionsweise der qualifizierten elektronischen Signatur basiert auf einem mathematisch-kryptographischen Verfahren. Dabei kommen grundsätzlich zwei unterschiedliche Signaturschlüssel zum Einsatz, die einerseits für die Bildung, andererseits für die Prüfung der Signatur verantwortlich sind. Das Schlüsselpaar muss einander eindeutig zuordenbar sein. Die zusätzliche Sicherstellung der Authentizität der öffentlichen Schlüssel bedarf sog. Zertifizierungsstellen oder Trust-Center, welche die Zuordnung einer Person zu einem öffentlichen Schlüssel bestätigen.

In der Regel werden elektronische Signaturen entweder als separate Datei beigefügt (zur Verifikation sind beide Dateien notwendig) oder in die jeweilige Datei eingebettet. In den entsprechenden Applikationen (wie z. B. E-Mail- und Office-Programme) werden sie meist durch ein spezielles Icon (grafisches Symbol) kenntlich gemacht. Klickt man auf dieses Icon, werden die Daten der Signatur angezeigt. Dadurch kann man erkennen, von wem die Signatur ausgestellt wurde. Über entsprechende Software wird es bei bestehender Internet-Verbindung weiter ermöglicht, die Signatur auf ihre Gültigkeit zu überprüfen (siehe hierzu Ziffer II.3).

Für die Erstellung qualifizierter elektronischer Signaturen sind umsatzsteuerrechtlich grundsätzlich alle technischen Verfahren zulässig, soweit diese den Vorgaben des Signaturgesetzes entsprechen. In der praktischen Umsetzung kommen beispielsweise Smart-Cards (Chipkarte mit integriertem Mikroprozessor und Speicher) zum Einsatz. Die entsprechenden Produkte müssen gemäß Signaturgesetz (SigG) mit einer Herstellererklärung versehen sein oder von akkreditierten Stellen, beispielsweise BSI oder TÜV-IT, auf ihre Konformität zum Signaturgesetz bestätigt werden.

Neben der Rechnungsübermittlung per E-Mail bzw. Telefax sieht das Umsatzsteuergesetz ergänzend vor, dass Rechnungen unter bestimmten Voraussetzungen auch per EDI (Electronic Data Interchange) übermittelt werden können. Diese häufig im Mittelstand praktizierte Variante setzt voraus, dass ebenfalls die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleistet sind und dies in einer Vereinbarung (sog. Mustervereinbarung) niedergelegt wurde. Das Erfordernis einer zusammenfassenden Rechnung ist durch das Gesetz zur Modernisierung und Entbürokratisierung des Steuerverfahrens (Steuerbürokratieabbaugesetz 2009) entfallen.

Ja, z. B. bei Fahrausweisen. Diese bedürfen, wenn sie im Online-Verfahren abgerufen wurden, keiner qualifizierten elektronischen Signatur. Jedoch muss sichergestellt sein, dass eine Belastung auf einem Kunden- oder Kreditkartenkonto erfolgt und die Rechnung als Papierausdruck entsprechend den gesetzlichen Vorgaben aufbewahrt wird.

Das Erfordernis einer zusammenfassenden Rechnung ist durch das Gesetz zur Modernisierung und Entbürokratisierung des Steuerverfahrens (Steuerbürokratieabbaugesetz 2009) vollständig entfallen. Das Gesetz ist am 1. Januar 2009 in Kraft getreten.

Ja, der Signaturinhaber darf die qualifizierte elektronische Signatur auch für einen bestimmten Zeitraum oder eine vorher bestimmte Anzahl von Signaturvorgängen freischalten. Genaue Angaben dazu existieren nicht, in der Praxis wird die Empfehlung ausgesprochen, einen Zeitraum von 30 Tagen nicht zu überschreiten. Die Freischaltung einer vorgegebenen Menge ist abhängig vom Einzelfall. Bezüglich eines Massensignaturverfahrens gelten nochmals erhöhte Sicherheitsvoraussetzungen.

Die elektronische Rechnungsübermittlung setzt die Zustimmung des Empfängers voraus. Diese kann allerdings auch stillschweigend durch konkludentes Handeln erfolgen. Es empfiehlt sich allerdings, die Zustimmung vorab (schriftlich) einzuholen.

Wenn nicht alle Prüfschritte (wie insbesondere in Ziffer II.3 beschrieben) durchgeführt werden, kann nicht abschließend sichergestellt werden, dass eine ordnungsmäßige Rechnung vorliegt. Insofern besteht die Gefahr, den Vorsteuerabzug versagt zu bekommen. Ein ähnliches Problem wird darin gesehen, wenn die Prüfung erstmalig bspw. im Rahmen einer Jahre später durchgeführten steuerlichen Außenprüfung stattfindet. Da bis zu diesem Zeitpunkt grundsätzlich kein Vorsteuerabzug möglich war (aber dennoch vorgenommen wurde), ist ggf. mit einer Rückforderung oder Verzinsung zu rechnen.

Nein, das grundsätzlich ist nicht möglich. Eine elektronische Rechnung muss jederzeit auf die gesetzlichen Anforderungen hin überprüfbar bleiben, was insbesondere die vorhandene Signatur betrifft.

Sollten Sie Rechnungen erhalten, die nicht die entsprechenden Voraussetzungen erfüllen (z. B. keine Signatur enthalten), ist es empfehlenswert, mit dem Aussteller der Rechnung in Kontakt zu treten, um eine ordnungsmäßige Rechnung zu fordern bzw. die technischen Voraussetzungen für einen ordnungsgemäßen Rechnungsversand zu schaffen.